중장년 재취업·업무 모두 OK!

줌 면접, 온라인 협업…마스터하기

 

◎변화한 업무 방식, 낯선 기술 앞에서

“줌으로 미팅할 수 있나요?”

중장년이라면 이 같은 질문에 부담감이 확 밀려온 경험 있을 겁니다. 얼굴을 마주 보고 이야기를 나누는 게 더 자연스럽고 편한 세대인데 화면 너머로 나를 표현하는 것이 쉽지 않죠. 하지만 취업을 준비하거나 이미 현업에서 일하는 중장년이라면 이러한 온라인 도구의 사용은 더 이상 선택이 아닌 업무 경쟁력을 좌우하는 필수 역량이 되고 있습니다.

이제 다양한 온라인 협업 도구들이 디지털 형식으로 전환되었기 때문입니다. 문서 협업도 구글 드라이브, 회의도 줌, 팀즈, 슬랙 등 익숙하지 않은 단어들이 하루가 멀다 하고 등장합니다. 그렇다면 이런 변화의 물결을 어디까지 따라가야 할까요? 모든 걸 다 알아야 할까요? 새로운 기술이 나올 때마다 일일이 익혀야 할까요? 꼭 그렇지는 않습니다. 중요한 건 완벽한 것보다 업무에 지장이 없을 만큼 적응하는 것입니다. 화상 미팅이 낯설더라도, 몇 번의 연습으로 기본적인 사용법만 익히면 충분히 따라 올 수 있습니다.

기술은 도구일 뿐이고, 본인의 경험과 판단력, 소통 능력이 훨씬 중요한 자산입니다. 중장년기인 지금, 기술을 무조건 따라가기보다는 나에게 맞는 방식으로 익히면 됩니다. 필요한 만큼만 가능한 범위에서 익힌다면 완벽하지는 않더라도 업무를 진행하는 데는 충분합니다.

◎화상 회의 도구 - 줌(Zoom), 구글 미트, MS 팀즈

가장 많이 접하는 온라인 협업 도구는 화상 회의 도구입니다. 꼭 회의실에 모이지 않아도 인터넷만 연결돼 있으면 각자의 자리에서 화상으로 얼굴을 마주 보고 이야기 할 수 있습니다.

화상 도구 중 가장 많이 쓰이는 도구는 줌(Zoom), 구글 미트, MS 팀즈입니다. 이름은 낯설어도, 사용법은 생각보다 간단합니다. 화상 회의는 초대 링크 하나로 시작됩니다. 누군가가 “이 링크로 회의에 들어오세요”라고 보내면 클릭하고, 화면이 열리면 내 카메라와 마이크를 켤지 말지 선택하는 창이 나옵니다. 이때 내 얼굴과 목소리가 잘 전달되는지 확인만 하면 됩니다. 화면이 꺼진 채 들어가면, 말을 해도 상대는 알아듣지 못합니다. 이 부분만 기억해도 이제 다 된 것이나 마찬가지입니다.

처음이라면 회의 시작 5~10분 전에 미리 들어가 연습해 보는 것을 추천합니다. 내 얼굴이 너무 어둡진 않은지, 소리는 잘 들리는지 확인해 두면 회의 시간에는 훨씬 여유롭게 대화에 집중할 수 있습니다.

 

◎문서 협업 도구 – 구글 문서, 구글 스프레드시트

이전에는 문서를 만들면 이메일에 첨부해서 주고받았고, 수정이 생기면 ‘최종본_수정본_ver3’처럼 파일 이름이 점점 길어졌습니다. 이제는 그럴 필요가 없습니다. 구글 문서(Google Docs)와 구글 스프레드시트(Google Sheets)를 활용하면 한 문서 안에서 여러 사람이 동시에 글을 쓰고, 그 자리에서 바로 의견을 나눌 수 있습니다.

예를 들어 회의록을 쓸 때, 한 사람은 참석자 명단을 적고, 다른 사람은 주요 내용을 정리하고, 또 다른 사람은 바로바로 댓글을 달며 피드백을 줄 수 있습니다. 모두가 같은 문서를 실시간으로 보고, 쓰고, 수정하는 방식입니다. 처음 접하면 낯설 수 있지만 기본 인터페이스는 우리가 익숙한 워드나 엑셀과 크게 다르지 않습니다. 글자를 입력하고, 굵게 만들고, 표를 넣는 기능도 거의 비슷합니다. 그래서 한두 번만 만져보면 금방 손에 익습니다.

가장 큰 장점은 저장 걱정이 없다는 점입니다. 별도로 저장 버튼을 누르지 않아도 자동 저장이 되기 때문에, 작업 중 실수나 종료에도 문서가 날아가지 않습니다. 그리고 또 하나. 링크 하나만 보내면 누구나 다 함께 볼 수 있다는 것입니다. 출력하거나 메일로 보내지 않아도 “이 링크 보시고 수정 부탁드려요”라는 말 한마디면 됩니다. 혼자 만드는 문서에서 함께 완성해 가는 문서, 그게 바로 문서 협업의 핵심입니다.

◎ 메신저 협업 – 슬랙(Slack), 네이버웍스, 카카오워크

업무 연락을 메일로 주고받던 시대에서 이제는 메신저로 빠르게 소통하는 시대가 되었습니다.

슬랙(Slack), 네이버웍스, 카카오워크 같은 협업용 메신저는 일반적인 카카오톡과 크게 다르지 않지만 업무적인 대화를 좀 더 체계적으로 나눌 수 있도록 설계되어 있습니다. 이 메신저들은 대부분 팀별, 주제별로 ‘채널’을 나누어 대화합니다. 예를 들어 ‘기획팀 채널’, ‘회의 준비 채널’, ‘디자인 피드백 채널’처럼 이야기할 주제에 따라 말하는 공간이 나눠져 있습니다.

대부분의 기능은 매우 단순합니다. 메시지를 보내고, 파일을 첨부하고, 이모티콘으로 반응하는 것. 이 세 가지만 알아도 대화에 충분히 참여할 수 있습니다.

장점은 속도입니다. 메일은 보내고, 답장 오기를 기다려야 하지만 메신저는 실시간으로 대화가 오갑니다. “지금 이거 확인해 주세요”, “네, 방금 봤어요” 이런 소통이 자연스럽게 이어지면서 일의 진행 속도도 훨씬 빨라집니다. 처음에는 ‘업무용 메신저까지 배워야 하나?’ 싶지만 막상 써보면 생각보다 간단하고, 오히려 메일보다 편하다는 걸 느끼게 됩니다.

◎ 업무 협업 도구 – 플로우(Flow), 아사나(Asana), 트렐로(Trello)

- “지금 누가 어떤 일을 하고 있지?”

- “그 일은 언제까지 마무리해야 하지?”

이런 질문이 자주 오가는 팀이라면 업무 협업 도구가 큰 도움이 됩니다. 대표적인 도구로는 플로우(Flow), 아사나(Asana), 트렐로(Trello) 등이 있습니다. 이 도구들은 팀 안에서 업무를 나누고, 일정을 정리하고, 누가 어떤 일을 맡았는지 한눈에 확인할 수 있게 도와줍니다.

예를 들어, 플로우에서는 프로젝트별로 ‘업무 카드’를 만들어

- 담당자 지정

- 마감일 설정

- 진행 상황 체크

같은 것을 시각적으로 정리할 수 있습니다. 팀원 누구나 들어가서, 지금 어떤 일이 어디까지 진행됐는지 확인할 수 있습니다.

특히 중장년에게는 이런 기능이 유용합니다. 복잡한 일정도 한눈에 정리되고, 일일이 물어보지 않아도 서로의 업무 흐름을 파악할 수 있기 때문입니다. 이메일이나 구두로 소통하는 방식보다 오히려 실수가 줄어들고, “잊어버렸다”, “몰랐다”는 말이 줄어듭니다.

처음 사용할 때는 ‘카드’, ‘보드’, ‘태스크’ 같은 용어가 어렵게 느껴질 수 있지만 한두 번 써보면 금세 익숙해집니다. 또한 대부분의 도구에는 모바일 앱도 있어서 스마트폰으로도 업무 상황을 쉽게 확인할 수 있습니다. 협업의 흐름에 자연스럽게 참여하도록 돕는 업무 협업 도구는 중장년에게도 충분히 익힐 수 있는 실용적인 도구입니다.

▼온라인 협업 도구 4가지 총정리

◎ 온라인 협업 도구가 익숙해지는 데 도움이 되는 5가지 팁

온라인 협업 도구는 생각보다 빠르게 익숙해질 수 있습니다. 처음 시작하는 중장년에게 도움이 되는 방법 5가지를 소개합니다.

1. 용어에 겁먹지 말자!

‘공유’, ‘접속’, ‘초대 링크’ 같은 단어가 낯설게 느껴질 수 있습니다. 하지만 알고 보면 대부분 클릭 몇 번이면 끝나는 단순한 절차입니다. 처음 듣는 말이라고 위축되기보다 몇 번 연습하면 금방 익힐 수 있을 것입니다.

 

2. 강의 영상이나 튜토리얼을 활용하자!

책이나 매뉴얼보다 더 쉬운 방법이 있습니다. 바로 실습 영상의 도움을 받는 것입니다. 유튜브에 ‘줌 사용법’, ‘구글 문서 협업’ 같은 키워드만 검색해도 짧고 간단한 실습 영상이 무척 많습니다. 따라 하다 보면, 막혔던 부분에 도움을 받을 수 있습니다.

 

3. ‘실전 연습’이 최고의 학습이다!

아무리 설명을 들어도 직접 해보지 않으면 익숙해지지 않습니다. 친한 동료와 연습 회의를 해보거나 혼자 구글 문서를 열고 글을 써보는 것부터 시작해 보세요. 누구도 처음부터 잘하지 않았습니다. 하다 보다 보면 ‘생각보다 할 만하네’ 싶은 순간이 옵니다.

 

4. 기억이 안 나면 ‘메모’와 ‘스크린샷’을 남기자!

처음 배운 건 금방 잊힐 수 있습니다. 그럴 땐 복잡하게 다시 찾기보다 한 번 익힌 내용을 메모하거나 화면을 캡처해 두는 게 좋습니다. 자신만의 ‘디지털 메모장’이 생기면, 반복할 때 훨씬 수월해집니다.

 

5. 모든 걸 다 잘하려고 하지 말자!

처음부터 모든 기능을 익히려다 보면 오히려 지칩니다. 중요한 건 일을 할 수 있을 만큼만 익히는 것입니다. 가장 자주 쓰는 기능부터 시작해서, 필요할 때 필요한 것만 하나씩 배우면 됩니다. ‘완벽한 디지털 인재’가 아니라 ‘일할 수 있는 사람’이 되는 게 목표입니다.

◎ "나만의 속도로, 나만의 방식으로" 꾸준히 익혀가는 디지털 협업

새로운 기술에 익숙해지려면 누구에게나 시간이 필요합니다. 중장년이라는 이유로 더 느리거나 따라가지 못한다는 생각은 버리고, 자신만의 속도로 필요한 만큼 천천히 익혀도 충분합니다. 이번에 익힌 기술들을 차근차근 적용해 보면서, 현 직장이나 취업 이후에 업무 효율을 높이는데 도움받아 보시길 바랍니다.

여러분이 쌓아온 경험과 지혜는 어떤 최신 기술보다도 더 소중한 자산입니다. 기술은 그 소중한 자산을 더 잘 펼치고 연결해 주는 도구일 뿐입니다.

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